Aprende a crear tus formatos o certificados con nuestra tecnología.

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¿Para que sirve?

Sistema Saberes cuenta con un espacio para que puedas diseñar tus propios formatos tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.

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Instrucciones

Este instructivo sirve para crear documentos personalizados tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.

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Usando Microsoft Word crea el diseño del documento personalizado como por ejemplo: certificado, constancia, paz y salvo, informe usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, tal como se lo entregarías a su destinatario.

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2. Configura las palabras claves en tu documento plantilla

Cuando ya tengas la plantilla lista, podrás iniciar el proceso de configuración de esta plantilla usando las palabras clave que tiene el sistema y que podrás consultar AQUÍ.

Recuerda que las Las palabras clave son son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son totalmente funcionales, ya que facilitan la conformación del documento requerido.

Hay dos tipos de palabras clave: Las palabras claves de apertura y cierre y las palabras clave de contenido, a continuación aprenderás que son y cómo usarlas.

Las palabras claves de apertura y cierre, son las que le indican a la plataforma Sistema Saberes qué tipo de información requieres, con eso el sistema reconoce el módulo desde el cual debe extraer la información para autocompletar tu documento, por ejemplo, si necesitas información de los estudiantes, de sus huellas, de sus calificaciones, etc.

Por su parte, las palabras clave de contenido, se refieren a la información específica que está registrada en el sistema y debe ser ubicada en el sitio exacto donde va a salir la información en el documento. Por ejemplo, si vamos a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante entonces debemos nombrarlo =estudiante.

Ahora te vamos a explicar como implementarlas en tu formato personalizado.

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a. Abre tu formato en word y ubica el cursor donde quieres poner la palabra clave de apertura.

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Clic en la pestaña “Insertar” en word, Allí ubica la sección denominada “Texto”, dentro de la cual hay un menú “Explora elementos Rápidos” y clic en la opción que dice “Campo…”

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Se abrirá una ventana emergente, selecciona el campo denominado (MergeField), y luego en propiedades del campo, aparece “nombre del campo”, escribe la palabra clave de apertura, por ejemplo “estudiantes:each(estudiante)“ y clic en “Aceptar”.

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b. Luego, introduce la palabra clave de contenido. Estas también son campos de correspondencia (MergeField), que siempre deben estar precedidos por el símbolo '=' en el Nombre del campo.

Por ejemplo, si vas a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante, usa la palabra “=estudiante”, si vas a reemplazar el texto donde debe aparecer el tipo de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad.tipo o si necesitas el número de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad

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c. Finalmente, usa la palabra clave de cierre. Por ejemplo, si terminaste de cargar los datos del estudiante, el campo a usar es “estudiantes:endEach”.

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Cuando eso sucede el cursor debe quedar en la nueva página y allí debes volver a ejecutar la acción de “Insertar un campo”, ahora para usar la palabra clave de cierre.

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d. Para insertar datos como la fecha en que se firmará el documento, no utilices un “mergeField” sino un campo llamado “Date”, y selecciona el formato de fecha que más te guste. Este es un tipo de palabra clave de contenido que no requiere apertura y cierre.

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