Te explicamos el proceso para generarle cobros a a tus acudientes.
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Recuerda que este proceso solo lo podrá hacer si tienes el permiso de gemas-analista. |
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| Table of Contents |
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Instrucciones
1. Ingresa a tu permiso de gemas
Con tu permiso de Cartera“Gemas-AnalistaAnalista”, Debes debes ir a la sección de “Conceptos” y seleccionar “Asignación de conceptos
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Allí una vez allí verás la lista de todos los estudiantes a los que les puedes realizar un cobro
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Le das clic en el botón de verificar la asignación de conceptos
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de cada estudiante y verás la siguiente ventana emergente.
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Verificar que se trata del estudiante del que quieres modificar la asignación
Verificar que estás trabajando en el año lectivo correcto
Que tiene activado únicamente los conceptos que efectivamente quieres que se le cobre.
Que el estudiante tiene asignado el valor específico que se le debe cobrar.
Recuerda que puedes usar las funcionalidades masivas tanto para asignar o desvincular conceptos a todos los estudiantes que hayas seleccionado en los filtros.
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Una vez has seleccionado los conceptos puedes usar el botón de Agregar documento de cobro, para crear una orden de cobro para un estudiante específico o puedes usar la funcionalidad masiva, de generar orden de cobro para agregar el cobro a todos los estudiantes que hayas seleccionado.
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Una vez haces clic saldrá una ventana emergente que te permite seleccionar, conceptos”
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2. Asigna conceptos
Individual: este proceso te permite asignar uno a uno los conceptos que tienes agregados para un grado en particular y con ello tener un control de variables que sean necesarias aplicarlas de manera especifica. Este proceso lo realizas dando clic en editar (botón de color amarillo) por cada estudiante.
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Masivo: para realizar este proceso, solo debes filtrar por grado (si los valores son variables) y dar clic en buscar para que se tomen los cambio (icono azul de lupa). Una vez hecho este proceso, das clic en la parte superior derecha de “acciones” y seleccionas “Asignar conceptos”.
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3. Genera el cobro
Si realizaste la asignación de manera masiva, cuando das clic en “Guardar” ya quedarán asociados los conceptos, y lo único que deberás hacer para genera el cobro, es dar clic nuevamente en “acciones” y seleccionar “Generar orden de cobro”.
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si por el contrario lo realizaste manual, solo debes dar clic en el icono morado en frente del estudiante al que le requieres hacer el cobro y diligenciar los datos que te pide la ventana emergente.
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En esta ventana emergente te permitirá seleccionar cuales conceptos deseas cobrar según la periodicidad con que fueron creados, una vez selecciones un tipo específico, el sistema cobrará únicamente los conceptos que pertenecen a esa periodicidad e ignorará los de otros tipos, así estén seleccionados. |
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No olvides seleccionar el año lectivo en el que estás trabajando, si seleccionas la periodicidad de pensión el sistema te pedirá que selecciones un periodo de pensión específico, dale clic en “Guardar”, para continuar con la simulación del cobro que vas a realizar |
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A tener en cuenta para ambos casos:
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Como te hemos comentado, puedes usar las funcionalidades masivas tanto para asignar o desvincular conceptos a todos los estudiantes que hayas seleccionado en los filtros.
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4. Revisión
Acá verás una simulación del cobro que vas a realizar, es el espacio idóneo para que realices una revisión para verificar si se está cobrando el valor correcto al estudiante o al conjunto de estudiantes que seleccionaste. No olvides agregar una descripción lo suficientemente descriptiva para que permita recordar después, cual es el proceso que estabas cobrando y también sirva para que el usuario pueda entender el cobro, ya que este texto saldrá en el espacio de observaciones de las cuentas de cobro.
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Antes de dar clic en “Generar documentos para cobro”, debes asegurarte que las fechas estén correctas, ya que si no lo están, deberás revertir el proceso anulándolo desde operaciones de cobro si enviaste todos los cobros en un solo proceso, o por “Documentos” si lo realizaste individual. |
Luego podrás ver las ordenes de cobro generadas en la sección de “Documentos para cobro”
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Quedamos atentos a que realices el proceso.
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5. Detalles finales
Para que el proceso de cobro sea exitoso asegúrate de:
Asegurarte de que los estudiantes seleccionados para cobro tengan asignados conceptos de cobro con un valor mayor a cero ($ 0,0), no te preocupes por los estudiantes a los que no les asignaste ningún concepto y no les quieres cobrar nada, pues el sistema simplemente los va a ignorar.
Que los valores de conceptos de descuento asignados a los estudiantes, no excedan el valor del cobro original.
Si en tu colegio están usando valores de cobro por valor extemporáneo, el valor extemporáneo siempre debe se mayor o igual al valor original, incluso en los descuentos.
Todos los estudiantes a los que se les va a realizar un cobro deben tener un acudiente asignado.
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