Aprende a crear tus formatos o certificados con nuestra tecnología.
¿Para que sirve?
Sistema Saberes cuenta con un espacio para que puedas diseñar tus propios formatos tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.
Es un modelo que le permite al administrador de cada colegio, crear tantos formatos requiera, utilizar una combinación de palabras claves para que el sistema use los datos que están en la plataforma y genere un documento diligenciado, visible en el procesador de texto de Microsoft, conocido como “word” .
Las palabras clave, son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son funcionales, estructurando documentos de manera personalizada.
Estos documentos podrán ser descargados por cada estudiante o por cursos completos.
Nos alegra saber que vas a crear tus propios formatos, aquí te vamos a dar el paso a paso de cómo hacerlo. Esta acción sólo requiere algunas habilidades ofimáticas, en particular usando Microsoft Word ya que está basada en su tecnología de combinación de correspondencia que se usa para luego combinarla con la poderosa base de datos de Sistema Saberes.
Instrucciones
Este instructivo sirve para crear documentos personalizados tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.
1. Crea tu documento plantilla en word.
Usando Microsoft Word crea el diseño del documento personalizado como por ejemplo: certificado, constancia, paz y salvo, informe usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, tal como se lo entregarías a su destinatario.
Cuando ya tengas la plantilla lista, podrás iniciar el proceso de configuración de esta plantilla usando las palabras clave que tiene el sistema y que podrás consultar AQUÍ.
Recuerda que las palabras clave son son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son totalmente funcionales, ya que facilitan la conformación del documento requerido.
Hay dos tipos de palabras clave: Las palabras claves de apertura y cierre y las palabras clave de contenido, a continuación aprenderás que son y cómo usarlas.
Las palabras claves de apertura y contenido, son las que le indican a la plataforma Sistema Saberes qué tipo de información requieres para autocompletar tu documento, por ejemplo, si necesitas información de los estudiantes, de sus huellas, de sus calificaciones, etc.
Por su parte, las palabras clave de contenido, se refieren a la información específica que está registrada en el sistema y debe ser ubicada en el sitio exacto donde va a salir la información en el documento. Por ejemplo, si vamos a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante entonces debemos nombrarlo =estudiante.
Ahora te vamos a explicar como implementarlas en tu formato personalizado.
2. Ubica las palabras claves en tu documento plantilla
Para implementar las palabras claves, debes seguir siempre la siguiente estructura: palabra clave de apertura + palabra clave de contenido + palabra clave de cierre.
Consulta aquí el listado de palabras claves que tiene actualmente la plataforma Sistema Saberes para realizar la configuración de tus documentos personalizados: Palabras clave- Formatos personalizados
a. Abre tu formato en word y ubica el cursor donde quieres poner la palabra clave de apertura.
b. Clic en la pestaña “Insertar” en word, Allí ubica la sección denominada “Texto”, dentro de la cual hay un menú “Explora elementos Rápidos” y clic en la opción que dice “Campo…”
c. Se abrirá una ventana emergente en la cual primero debes seleccionar un campo denominado (MergeField), y luego en propiedades del campo, aparece “nombre del campo”, escribe la palabra clave de apertura, por ejemplo “estudiantes:each(estudiante)“ y clic en “Aceptar”.
d. Luego, introduce la palabra clave de contenido. Estas también son campos de correspondencia (MergeField), que siempre deben estar precedidos por el símbolo '=' en el Nombre del campo.
Por ejemplo, si vas a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante, usa la palabra “=estudiante”, si vas a reemplazar el texto donde debe aparecer el tipo de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad.tipo o si necesitas el número de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad
e. Finalmente, usa la palabra clave de cierre. Por ejemplo, si terminaste de cargar los datos del estudiante, el campo a usar es “estudiantes:endEach”.
Para ello, debes ubicar el cursor en la última línea de tu documento e inserta un salto de página.
Ve a la pestaña de “Insertar“, en la sección “páginas” y clic en “Salto de página”
Cuando insertas el salto de página debes verificar que una nueva página en blanco se ha agregado al documento.
Cuando eso sucede el cursor debe quedar en la nueva página y allí debes volver a ejecutar la acción de “Insertar un campo”, ahora para usar la palabra clave de cierre.
RESUMEN: La palabra clave de apertura que usamos es estudiantes:each(estudiante), y la palabra clave de cierre que usamos fue estudiantes:EndEach , ambas enmarcan la palabra clave de contenido, el espacio donde será llamada la información del estudiante.
Consulta aquí: Palabras clave- Formatos personalizados
f. Para insertar datos como la fecha en que se firmará el documento no utilices un mergeField sino un campo llamado Date, y selecciona el formato de fecha que más te guste.
Al final debes quedar con un documento configurado, listo para usar en la plataforma. En el siguiente paso te explicamos como cargar el formato en Sistema Saberes.
4. Cargar tu documento plantilla a la plataforma
Para poder cargar el documento debes que contar con el permiso, Administrador o Administrador+Académico.
Ingresa por la sección Configuración>>Formatos Personalizados, y le debes dar clic en el botón “Acciones” y luego “Registrar Plantilla”.
Allí saldrá un formulario, donde podrás cargar el nombre del documento, el archivo word que configuraste previamente. Y no olvides dar clic en “Guardar”.
Asegúrate de que puedes ver tu documento cargado
Un valor agregado que encontrarás en la plataforma Sistema Saberes, al ingresar a esta sección, verás que el sistema tiene precargadas plantillas, que podrás utilizar o ajustar. Estas fueron creadas basados en los documentos más frecuentes que usan los colegios.
5. Descarga el documento final combinado
Entra a la sección de Personal>>Estudiantes busca a un estudiante y dale clic en el botón de “impresora”. Aunque también lo podrás hacer por “configuración”, “cursos” y botón de “impresora”.
Allí sale una ventana emergente en la que tienes que seleccionar la opción de “Formatos Personalizados”
Luego selecciona la plantilla que necesitas, el curso y período académico del que quieres obtener el documento.
La plataforma se tomará unos segundos en elaborar el documento y te dejará un enlace para descargarlo. Igualmente podrás consultarlo en “procesos pendientes” para no tener que solicitarlo nuevamente.
Una vez lo descargues, ábrelo y verás la información diligenciada.
6. Documentos personalizados que llamen datos de Matrícula
Si requieres saber como agregar palabras clave para traer datos personalizados, puedes ingresar a este enlace: Agregar campos de información personalizada a los certificados y formatos personalizados.
7. Descarga de documentos de todo un curso
Para realizar el proceso de descarga masiva ingresa a este instructivo: Descargar de forma masiva los certificados de los estudiantes
8. Plantillas prediseñadas
Con estas plantillas te podrás guiar para realizar tu certificado utilizando también las palabras claves adjuntas.
También puedes descargar el reporte de un grupo entero por la sección, ¡pruébalo aquí!
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