Aprende a crear tus formatos o certificados con nuestra tecnología.

¿Para que sirve?

Sistema Saberes cuenta con un espacio para que puedas diseñar tus propios formatos tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.

Es un modelo que le permite al administrador de cada colegio, crear tantos formatos requiera, utilizar una combinación de palabras claves para que el sistema use los datos que están en la plataforma y genere un documento diligenciado, visible en el procesador de texto de Microsoft, conocido como “word” .

Las palabras clave, son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son funcionales, estructurando documentos de manera personalizada.

Estos documentos podrán ser descargados por cada estudiante o por cursos completos.

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Instrucciones

Este instructivo sirve para crear documentos personalizados tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.

1. Crea tu documento plantilla en word.

Usando Microsoft Word crea el diseño del documento personalizado como por ejemplo: certificado, constancia, paz y salvo, informe usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, tal como se lo entregarías a su destinatario.

2. Configura las palabras claves en tu documento plantilla

Cuando ya tengas la plantilla lista, podrás iniciar el proceso de configuración de esta plantilla usando las palabras clave que tiene el sistema y que podrás consultar AQUÍ.

Las palabras clave son son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son totalmente funcionales, ya que facilitan la conformación del documento requerido.

Hay dos tipos de palabras clave: Las palabras claves de apertura y cierre y las palabras clave de contenido, a continuación aprenderás que son y cómo usarlas.

Las palabras claves de apertura y cierre, son las que le indican a la plataforma Sistema Saberes qué tipo de información requieres, con eso el sistema reconoce el módulo desde el cual debe extraer la información para autocompletar tu documento, por ejemplo, si necesitas información de los estudiantes, de sus huellas, de sus calificaciones, etc.

Por su parte, las palabras clave de contenido, se refieren a la información específica que está registrada en el sistema y debe ser ubicada en el sitio exacto donde va a salir la información en el documento. Por ejemplo, si vamos a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante entonces debemos nombrarlo =estudiante.

Ahora te vamos a explicar como implementarlas en tu formato personalizado.

Para implementar las palabras claves, debes seguir generalmente la siguiente estructura: palabra clave de apertura + palabra clave de contenido + palabra clave de cierre.

Aunque también existen palabras claves de contenido que no requieren apertura y cierre. Para ello, revisa el listado de palabras claves.

Consulta aquí el listado de palabras claves que tiene actualmente la plataforma Sistema Saberes: Palabras clave- Formatos personalizados

a. Abre tu formato en word y ubica el cursor donde quieres poner la palabra clave de apertura.

Clic en la pestaña “Insertar” en word, Allí ubica la sección denominada “Texto”, dentro de la cual hay un menú “Explora elementos Rápidos” y clic en la opción que dice “Campo…”

Se abrirá una ventana emergente, selecciona el campo denominado (MergeField), y luego en propiedades del campo, aparece “nombre del campo”, escribe la palabra clave de apertura, por ejemplo “estudiantes:each(estudiante)“ y clic en “Aceptar”.

b. Luego, introduce la palabra clave de contenido. Estas también son campos de correspondencia (MergeField), que siempre deben estar precedidos por el símbolo '=' en el Nombre del campo.

Por ejemplo, si vas a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante, usa la palabra “=estudiante”, si vas a reemplazar el texto donde debe aparecer el tipo de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad.tipo o si necesitas el número de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad

c. Finalmente, usa la palabra clave de cierre. Por ejemplo, si terminaste de cargar los datos del estudiante, el campo a usar es “estudiantes:endEach”.

Para ello, ubica el cursor en la última línea de tu documento. Ve a la pestaña de “Insertar“, en la sección “páginas” y clic en “Salto de página”.

Cuando insertas el salto de página debes verificar que una nueva página en blanco se ha agregado al documento.

Cuando eso sucede el cursor debe quedar en la nueva página y allí debes volver a ejecutar la acción de “Insertar un campo”, ahora para usar la palabra clave de cierre.

En el ejemplo usamos la palabra clave de apertura estudiantes:each(estudiante), y la palabra clave de cierre fue estudiantes:EndEach , en medio de estas usamos palabras clave de contenido, que llaman la información del estudiante.

d. Para insertar datos como la fecha en que se firmará el documento, no utilices un “mergeField” sino un campo llamado “Date”, y selecciona el formato de fecha que más te guste. Este es un tipo de palabra clave de contenido que no requiere apertura y cierre.

Al final debes quedar con un documento configurado, listo para usar en la plataforma. En el siguiente paso te explicamos como cargar el formato en Sistema Saberes.

4. Cargar tu documento plantilla a la plataforma

Para poder cargar el documento debes que contar con el permiso, Administrador o Administrador+Académico.

Ingresa por la sección Configuración>>Formatos Personalizados, y le debes dar clic en el botón “Acciones” y luego “Registrar Plantilla”.

Allí saldrá un formulario, donde podrás cargar el nombre del documento, el archivo word que configuraste previamente. Y no olvides dar clic en “Guardar”.

Asegúrate de que puedes ver tu documento cargado

Un valor agregado que encontrarás en la plataforma Sistema Saberes, al ingresar a esta sección, es una serie de plantillas precargadas, que podrás utilizar o ajustar. Estas fueron creadas basados en los documentos más frecuentes que usan los colegios, igualmente al final de este artículo también las encontrarás para que las ajsutes a tus necesidades.

5. Descarga el documento final combinado

Ingresa a la sección de Personal>>Estudiantes, busca a un estudiante y dale clic en el botón de “impresora”. También lo podrás hacer por “configuración”, “cursos” y botón de “impresora” para sacar los del curso completo.

Allí sale una ventana emergente en la que tienes que seleccionar la opción de “Formatos Personalizados”

Luego selecciona la plantilla que necesitas, el curso y período académico del que quieres obtener el documento.

La plataforma se tomará unos segundos en elaborar el documento y te dejará un enlace para descargarlo. Igualmente podrás consultarlo en “procesos pendientes” para no tener que solicitarlo nuevamente.

Una vez lo descargues, ábrelo y verás la información diligenciada.

6. Documentos que llaman datos personalizados

Si creaste preguntas personalizadas, como por ejemplo para el proceso de matrícula, y requieres generar documentos personalizados que incluyan estos datos, en el siguiente enlace te explicamos cómo hacerlo: Agregar campos de información personalizada a los certificados y formatos personalizados.