Componente de Cartera, Pagos y Facturación electrónica
Administrar conceptos de cobro
El componente Billetera de Sistema Saberes es un componente que está diseñado para que puedas administrar de una manera fácil y segura la cartera del colegio. Los cobros son parte fundamental de la administración de cartera, para realizar los cobros lo primero que se debe realizar es una estandarización de cuáles conceptos se cobran en el colegio.
Atención: Para este seguir este artículo debes haber completado tu plan único de cuentas (PUC).
Instrucciones
Primero accede a la sección de Conceptos que se encuentra en tu permiso de Cartera-Analista
Allí una vez allí verás la lista de todos los estudiantes a los que les puedes realizar un cobro
Le das clic en el botón de verificar la asignación de conceptos
de cada estudiante y verás la siguiente ventana emergente.
Verificar que se trata del estudiante del que quieres modificar la asignación
Verificar que estás trabajando en el año lectivo correcto
Que tiene activado únicamente los conceptos que efectivamente quieres que se le cobre.
Que el estudiante tiene asignado el valor específico que se le debe cobrar.
Recuerda que puedes usar las funcionalidades masivas tanto para asignar o desvincular conceptos a todos los estudiantes que hayas seleccionado en los filtros.
Una vez has seleccionado los conceptos puedes usar el botón de Agregar documento de cobro, para crear una orden de cobro para un estudiante específico o puedes usar la funcionalidad masiva, de generar orden de cobro para agregar el cobro a todos los estudiantes que hayas seleccionado.
Una vez haces clic saldrá una ventana emergente que te permite seleccionar, cuales conceptos deseas cobrar según la periodicidad con que fueron creados, una vez selecciones un tipo específico, el sistema cobrará únicamente los conceptos que pertenecen a esa periodicidad e ignorará los de otros tipos, así estén seleccionados.
No olvides seleccionar el año lectivo en el que estás trabajando, si seleccionas la periodicidad de pensión el sistema te pedirá que selecciones un periodo de pensión específico, dale clic en “Guardar”, para continuar con la simulación del cobro que vas a realizar
Acá verás una simulación del cobro que vas a realizar, es el espacio idóneo para que realices una revisión para verificar si se está cobrando el valor correcto al estudiante o al conjunto de estudiantes que seleccionaste. No olvides agregar una descripción lo suficientemente descriptiva para que permita recordar después, cual es el proceso que estabas cobrando y también sirva para que el usuario pueda entender el cobro, ya que este texto saldrá en el espacio de observaciones de las cuentas de cobro.
Luego podrás ver las ordenes de cobro generadas en la sección de “Documentos para cobro”
Quedamos atentos a que realices el proceso.
Para que el proceso de cobro sea exitoso asegúrate de:
Asegurarte de que los estudiantes seleccionados para cobro tengan asignados conceptos de cobro con un valor mayor a cero ($ 0,0), no te preocupes por los estudiantes a los que no les asignaste ningún concepto y no les quieres cobrar nada, pues el sistema simplemente los va a ignorar.
Que los valores de conceptos de descuento asignados a los estudiantes, no excedan el valor del cobro original.
Si en tu colegio están usando valores de cobro por valor extemporáneo, el valor extemporáneo siempre debe se mayor o igual al valor original, incluso en los descuentos.
Todos los estudiantes a los que se les va a realizar un cobro deben tener un acudiente asignado.
Sistema Saberes