El componente Gemas de Sistema Saberes está diseñado para que realices los cobros de la forma específica y particular con la que se hacen en tu institución de manera personalizada. Por ello lo primero que tienes que definir en la cartera de tu institución es qué se cobra en el colegio, eso se logra creando un listado de conceptos de cobro, para realizarlo sigue estas instrucciones.

Instrucciones

1. Accede a la sección de Conceptos>>Control de Conceptos que se encuentra en tu permiso de Gemas-Analista

2. Una vez allí das clic en el botón de Acciones>>Crear concepto, donde verás una ventana emergente con un formulario, para crear un concepto define:
   

   

   1. Código: aprovecha el código para hacer que este número coincida con el código de producto, si estás usando un sistema de facturación externo.

   2. Nombre: haz que el nombre sea lo más descriptivo posible, ya que este nombre saldrá explícito en las cuentas de cobro, los reportes y las facturas electrónicas si estas aplican en tu colegio.

   3. Imputación: débito si es un concepto de cobro, crédito si es un concepto de descuento o beca.

   4. Periodicidad: pensión si quieres que este concepto se pueda cobrar regularmente conjunto con la pensión; Matrícula si necesitas que este concepto se cobre una sola vez y sea conjunto con la matrícula, ocasional, si consideras preciso cobrarlo de manera independiente de cualquiera de los anteriores procesos.

   5. Cuenta débito: Acá debes ubicar las cuenta contable que va a representar la deuda de los acudientes, por este concepto, recuerda haber configurado previamente la cuenta en la sección de Cuentas de tu configuración (¿Cómo implemento o configuro el Plan de Cuentas (PUC)?) Generalmente se usan derivados de la 130505, una de las mejores prácticas es usar un auxiliar para cada concepto, de manera tal que puedas obtener un informe discriminado de cartera por cada concepto por ejemplo:
      13050505: Deudas por matrícula
      13050510: Deudas por pensión
      13050515: Deudas por transporte

   6. Cuenta crédito: Acá también vas a ubicar una cuenta contable de tu configuración (¿Cómo implemento o configuro el Plan de Cuentas (PUC)?), pero con la consideración de que es con el propósito de representar la cuenta contable de ingresos reportados por este concepto, generalmente se usan derivados de la 416005, al igual que con las cuentas de deudores también puedes discriminarlas por concepto, pero no es imprescindible.

   7. Deducible: Es un campo que no se está teniendo en cuenta, por ahora abstente de llenarlo.

3. Asigna valores, si has llegado acá tu misión ahora que tienes definido el concepto es especificar con qué valores debe cobrarse, el sistema te ofrece tres formas de asignar valores:

   1. Valor único: cuando quieres cobrar el mismo valor a todos los estudiantes independientemente de su edad, grado educativo, etc.

   2. Valor por grado: cuando quieres especificar el valor que debe tener cada grado.

   3. Valor por sección: cuando quieres que el valor sea discriminado según el nivel educativo, del estudiante, ej. primaria, secundaria, media, etc.
      

      

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Ejemplo de Asignación de Conceptos.

Finalmente una vez has creado tu concepto puedes asignarlos a los estudiantes y realizar los cobros, siguiendo este instructivo: https://saberes.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/1/article/245301249

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