El componente Billetera Gemas de Sistema Saberes es un componente que está diseñado para que puedas administrar de una manera fácil y segura la cartera del colegio. Los cobros son parte fundamental de la administración de cartera, para realizar los cobros lo primero que se debe realizar es una estandarización de cuáles conceptos se cobran en el colegio.
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realices los cobros de la forma específica y particular con la que se hacen en tu institución de manera personalizada. Por ello lo primero que tienes que definir en la cartera de tu institución es qué se cobra en el colegio, eso se logra creando un listado de conceptos de cobro, para realizarlo sigue estas instrucciones.
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Para este seguir este artículo debes haber completado tu plan único de cuentas (PUC). |
| Table of Contents |
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Instrucciones
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Accede a la sección de Conceptos>>Control de Conceptos que se encuentra en tu permiso de
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Gemas-Analista
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Allí una vez allí verás la lista de todos los estudiantes a los que les puedes realizar un cobro
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Una vez allí das clic en el botón de
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de cada estudiante y verás la siguiente ventana emergente.
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Verificar que se trata del estudiante del que quieres modificar la asignación
Verificar que estás trabajando en el año lectivo correcto
Que tiene activado únicamente los conceptos que efectivamente quieres que se le cobre.
Que el estudiante tiene asignado el valor específico que se le debe cobrar.
Recuerda que puedes usar las funcionalidades masivas tanto para asignar o desvincular conceptos a todos los estudiantes que hayas seleccionado en los filtros.
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Una vez has seleccionado los conceptos puedes usar el botón de Agregar documento de cobro, para crear una orden de cobro para un estudiante específico o puedes usar la funcionalidad masiva, de generar orden de cobro para agregar el cobro a todos los estudiantes que hayas seleccionado.
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Una vez haces clic saldrá una ventana emergente que te permite seleccionar, cuales conceptos deseas cobrar según la periodicidad con que fueron creados, una vez selecciones un tipo específico, el sistema cobrará únicamente los conceptos que pertenecen a esa periodicidad e ignorará los de otros tipos, así estén seleccionados.
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No olvides seleccionar el año lectivo en el que estás trabajando, si seleccionas la periodicidad de pensión el sistema te pedirá que selecciones un periodo de pensión específico, dale clic en “Guardar”, para continuar con la simulación del cobro que vas a realizar
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Acá verás una simulación del cobro que vas a realizar, es el espacio idóneo para que realices una revisión para verificar si se está cobrando el valor correcto al estudiante o al conjunto de estudiantes que seleccionaste. No olvides agregar una descripción lo suficientemente descriptiva para que permita recordar después, cual es el proceso que estabas cobrando y también sirva para que el usuario pueda entender el cobro, ya que este texto saldrá en el espacio de observaciones de las cuentas de cobro. |
Luego podrás ver las ordenes de cobro generadas en la sección de “Documentos para cobro”
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Quedamos atentos a que realices el proceso.
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Para que el proceso de cobro sea exitoso asegúrate de:
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Asegurarte de que los estudiantes seleccionados para cobro tengan asignados conceptos de cobro con un valor mayor a cero ($ 0,0), no te preocupes por los estudiantes a los que no les asignaste ningún concepto y no les quieres cobrar nada, pues el sistema simplemente los va a ignorar.
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Que los valores de conceptos de descuento asignados a los estudiantes, no excedan el valor del cobro original.
Acciones>>Crear concepto, donde verás una ventana emergente con un formulario, para crear un concepto define:
Código: aprovecha el código para hacer que este número coincida con el código de producto, si estás usando un sistema de facturación externo.
Nombre: haz que el nombre sea lo más descriptivo posible, ya que este nombre saldrá explícito en las cuentas de cobro, los reportes y las facturas electrónicas si estas aplican en tu colegio.
Imputación: débito si es un concepto de cobro, crédito si es un concepto de descuento o beca.
Periodicidad: pensión si quieres que este concepto se pueda cobrar regularmente conjunto con la pensión; Matrícula si necesitas que este concepto se cobre una sola vez y sea conjunto con la matrícula, ocasional, si consideras preciso cobrarlo de manera independiente de cualquiera de los anteriores procesos.
Cuenta débito: Acá debes ubicar las cuenta contable que va a representar la deuda de los acudientes, por este concepto, recuerda haber configurado previamente la cuenta en la sección de Cuentas de tu configuración (¿Cómo implemento o configuro el Plan de Cuentas (PUC)?) Generalmente se usan derivados de la 130505, una de las mejores prácticas es usar un auxiliar para cada concepto, de manera tal que puedas obtener un informe discriminado de cartera por cada concepto por ejemplo:
13050505: Deudas por matrícula
13050510: Deudas por pensión
13050515: Deudas por transporteCuenta crédito: Acá también vas a ubicar una cuenta contable de tu configuración (¿Cómo implemento o configuro el Plan de Cuentas (PUC)?), pero con la consideración de que es con el propósito de representar la cuenta contable de ingresos reportados por este concepto, generalmente se usan derivados de la 416005, al igual que con las cuentas de deudores también puedes discriminarlas por concepto, pero no es imprescindible.
Deducible: Es un campo que no se está teniendo en cuenta, por ahora abstente de llenarlo.
Asigna valores, si has llegado acá tu misión ahora que tienes definido el concepto es especificar con qué valores debe cobrarse, el sistema te ofrece tres formas de asignar valores:
Valor único: cuando quieres cobrar el mismo valor a todos los estudiantes independientemente de su edad, grado educativo, etc.
Valor por grado: cuando quieres especificar el valor que debe tener cada grado.
Valor por sección: cuando quieres que el valor sea discriminado según el nivel educativo, del estudiante, ej. primaria, secundaria, media, etc.
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Importante: Asegúrate de estar seleccionado siempre el año lectivo correcto, cuando estés asignando valores. |
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Advertencia: Evita registrar valores en cero $0.0, este valor únicamente debe estar en cero si y sólo si, en un concepto que debe llevar un valor independiente por cada estudiante o se trata de una sección o un grado en el que dicho concepto no aplica. |
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Error: Nunca asignes valores negativos |
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Advertencia: Si en tu colegio están usando valores de cobro por valor extemporáneo, el valor extemporáneo siempre debe se mayor o igual al valor original, incluso en los descuentos .Todos los estudiantes a los que se les va a realizar un cobro deben tener un acudiente asignado.. Si no hay incremento de la deuda pasada una fecha para el concepto que estás creando entonces el valor extemporáneo debe ser igual al valor regular. |
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Error: Los valores de conceptos de descuento nunca deben superiores a los del concepto original. |
Ejemplo de Asignación de Conceptos.
Concepto | Valor | Valor Extemporáneo |
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Merienda | $100,000 | $120,000 |
Descuento 50% de Merienda | $50,000 | $60,000 |
Finalmente una vez has creado tu concepto puedes asignarlos a los estudiantes y realizar los cobros, siguiendo este instructivo: https://saberes.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/1/article/245301249
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