Aprende a crear tus formatos o certificados con nuestra tecnología.
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¿Para que sirve?
Sistema Saberes cuenta con un espacio para que puedas diseñar tus propios formatos tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.
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Consulta aquí el listado de palabras claves que tiene actualmente la plataforma Sistema Saberes: Palabras clave para los Formatos personalizados y certificados |
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Instrucciones
Este instructivo sirve para crear documentos personalizados tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.
1. Crea tu documento plantilla en word.
Usando Microsoft Word crea el diseño del documento personalizado como por ejemplo: certificado, constancia, paz y salvo, informe usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, tal como se lo entregarías a su destinatario.
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2. Configura las palabras claves en tu documento plantilla
Cuando ya tengas la plantilla lista, podrás iniciar el proceso de configuración de esta plantilla usando las palabras clave que tiene el sistema y que podrás consultar AQUÍ.
Recuerda que las Las palabras clave son son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son totalmente funcionales, ya que facilitan la conformación del documento requerido.
Hay dos tipos de palabras clave: Las palabras claves de apertura y cierre y las palabras clave de contenido, a continuación aprenderás que son y cómo usarlas.
Las palabras claves de apertura y cierre, son las que le indican a la plataforma Sistema Saberes qué tipo de información requieres para autocompletar tu documento, por ejemplo, si necesitas información de los estudiantes, de sus huellas, de sus calificaciones, etc.
Por su parte, las palabras clave de contenido, se refieren a la información específica que está registrada en el sistema y debe ser ubicada en el sitio exacto donde va a salir la información en el documento. Por ejemplo, si vamos a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante entonces debemos nombrarlo =estudiante.
Ahora te vamos a explicar como implementarlas en tu formato personalizado.
2. Configura las palabras claves en tu documento plantilla
Para implementar las palabras claves, debes seguir siempre la siguiente estructura: palabra clave de apertura + palabra clave de contenido + palabra clave de cierre.
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Consulta aquí el listado de palabras claves que tiene actualmente la plataforma Sistema Saberes para realizar la configuración de tus documentos personalizados: Palabras clave - para los Formatos personalizados y certificados |
a. Abre tu formato en word y ubica el cursor donde quieres poner la palabra clave de apertura.
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Clic en la pestaña “Insertar” en word, Allí ubica la sección denominada “Texto”, dentro de la cual hay un menú “Explora elementos Rápidos” y clic en la opción que dice “Campo…”
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Se abrirá una ventana emergente, selecciona el campo denominado (MergeField), y luego en propiedades del campo, aparece “nombre del campo”, escribe la palabra clave de apertura, por ejemplo : “estudiantes:each(estudiante)“ y clic en “Aceptar”.
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b. Luego, introduce la palabra clave de contenido. Estas también son campos de correspondencia (MergeField), que siempre deben estar precedidos por el símbolo '=' en el Nombre del campo.
Por ejemplo, si vas a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante, usa la palabra “=estudiante”, si vas a reemplazar el texto donde debe aparecer el tipo de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad.tipo o si necesitas el número de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad
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c. Finalmente, usa la palabra clave de cierre. Por ejemplo, si Si terminaste de cargar los datos del estudiante, el campo a usar es “estudiantes:endEach”.
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Cuando eso sucede el cursor debe quedar en la nueva página y allí debes volver a ejecutar la acción de “Insertar un campo”, ahora para usar la palabra clave de cierre.
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RESUMEN: En el ejemplo usamosla palabra clave de apertura estudiantes:each(estudiante), y la palabra clave de cierre fue estudiantes:EndEach endEach , en medio de estas usamos palabras clave de contenido, que llaman la información del estudiante. |
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Consulta aquí: Palabras clave- Formatos personalizados |
d. Para Existen además palabras claves quemadas en el sistema que no requieren apertura y cierre y se pueden usar en cualquier parte del documento.
Por ejemplo, para insertar datos como la fecha en que se firmará el documento, no utilices un “mergeField” sino un el campo llamado “Date”, y selecciona el formato de fecha que más te guste.
Saberes también cuenta con palabras claves quemadas de contenido que no requieren apertura y cierre, para ello consulta el listado de palabras claves.
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e. Así mismo, existen palabras clave que no requieren la palabra de contenido sino que funcionan solo con condicional de apertura y cierre. Se usan frecuentemente en los casos en los que damos instrucciones de si debe salir un letrero condicional de verdadero o falso.
f. Al final debes quedar con un documento configurado, listo para usar en la plataforma. En el siguiente paso te explicamos como cargar el formato en Sistema Saberes.
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4. Cargar tu documento plantilla a la plataforma
Para poder cargar el documento debes que contar con el permiso, Administrador o Administrador+Académico.
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Un valor agregado que encontrarás en la plataforma Sistema Saberes, al ingresar a esta sección, es una serie de plantillas precargadas, que podrás utilizar o ajustar. Estas fueron creadas basados en los documentos más frecuentes que usan los colegios, igualmente al final de este artículo también las encontrarás para que las ajsutes a tus necesidades.
5. Descarga el documento
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ya diligenciado por estudiante o por curso
Ingresa a la sección de Personal>>Estudiantes, busca a un estudiante y dale clic en el botón de “impresora”.
También lo podrás hacer por “configuración”, “cursos” y botón de “impresora” “configuración>>cursos>>botón de “impresora para sacar los del curso completo.
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Una vez lo descargues, ábrelo y verás la información diligenciada.
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6. Documentos
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que
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llaman datos
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personalizados
Si requieres saber como agregar palabras clave para traer datos personalizados, puedes ingresar a este enlacecreaste preguntas personalizadas, como por ejemplo para el proceso de matrícula, y requieres generar documentos personalizados que incluyan estos datos, en el siguiente enlace te explicamos cómo hacerlo: Agregar campos de información personalizada a los certificados y formatos personalizados.
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Para realizar el proceso de descarga masiva ingresa a este instructivo: Descargar de forma masiva los certificados de los estudiantes
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Plantillas prediseñadas
Con Usa estas plantillas te podrás guiar para realizar tu certificado utilizando también las palabras claves adjuntas. guía para armar las de tu colegio.
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8. Descarga de documentos de todo un curso
Para realizar el proceso de descarga masiva ingresa a este instructivo: Descargar de forma masiva los certificados o documentos personalizados de un curso
También puedes descargar el reporte de un grupo entero por la sección, ¡pruébalo aquí!
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Si quieres saber más síguenos en nuestras redes sociales, nos encuentras como @sistemasaberes
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