Aprende a crear tus formatos o certificados con nuestra tecnología.

Sistema Saberes cuenta con un espacio para que puedas diseñar tus propios formatos tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.

Es un modelo que le permite al administrador de cada colegio, crear tantos formatos requiera, utilizar una combinación de palabras claves para que el sistema use los datos que están en la plataforma y genere un documento diligenciado, visible en el procesador de texto de Microsoft, conocido como “word” .

Las palabras clave, son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son funcionales, estructurando documentos de manera personalizada.

Estos documentos podrán ser descargados por cada estudiante o por cursos completos.

Instrucciones

Este instructivo sirve para crear documentos personalizados tales como: certificados, constancias, paz y salvos, informes usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, según la necesidad de la institución educativa que usa la plataforma.

1. Crea tu documento plantilla en word.

Usando Microsoft Word crea el diseño del documento personalizado como por ejemplo: certificado, constancia, paz y salvo, informe usando las preguntas creadas en la matrícula, psicología, enfermería, entre otros, tal como se lo entregarías a su destinatario.

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2. Configura las palabras claves en tu documento plantilla

Cuando ya tengas la plantilla lista, podrás iniciar el proceso de configuración de esta plantilla usando las palabras clave que tiene el sistema y que podrás consultar AQUÍ.

Las palabras clave son textos que al usarse llaman información de cada estudiante, como calificaciones, datos personales e información relacionada que se encuentra almacenada en la plataforma y que al usarse dentro de la plantilla son totalmente funcionales, ya que facilitan la conformación del documento requerido.

Ahora te vamos a explicar como implementarlas en tu formato personalizado.

a. Abre tu formato en word y ubica el cursor donde quieres poner la palabra clave de apertura.

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Clic en la pestaña “Insertar” en word, Allí ubica la sección denominada “Texto”, dentro de la cual hay un menú “Explora elementos Rápidos” y clic en la opción que dice “Campo…”

Se abrirá una ventana emergente, selecciona el campo denominado (MergeField), y luego en propiedades del campo, aparece “nombre del campo”, escribe la palabra clave de apertura: “estudiantes:each(estudiante)“ y clic en “Aceptar”.

b. Luego, introduce la palabra clave de contenido. Estas también son campos de correspondencia (MergeField), que siempre deben estar precedidos por el símbolo '=' en el Nombre del campo.

Por ejemplo, si vas a reemplazar el texto donde aparecerá el nombre del estudiante, usa la palabra “=estudiante”, si vas a reemplazar el texto donde debe aparecer el tipo de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad.tipo o si necesitas el número de identificación usa el campo =estudiante.documento_identidad

c. Finalmente, usa la palabra clave de cierre. Si terminaste de cargar los datos del estudiante, el campo a usar es “estudiantes:endEach”.

Para ello, ubica el cursor en la última línea de tu documento. Ve a la pestaña de “Insertar“, en la sección “páginas” y clic en “Salto de página”.

Cuando insertas el salto de página debes verificar que una nueva página en blanco se ha agregado al documento.

Cuando eso sucede el cursor debe quedar en la nueva página y allí debes volver a ejecutar la acción de “Insertar un campo”, ahora para usar la palabra clave de cierre.

d. Existen además palabras claves quemadas en el sistema que no requieren apertura y cierre y se pueden usar en cualquier parte del documento.

Por ejemplo, para insertar datos como la fecha en que se firmará el documento, no utilices un “mergeField” sino el campo llamado “Date”, y selecciona el formato de fecha que más te guste.

Saberes también cuenta con palabras claves quemadas de contenido que no requieren apertura y cierre, para ello consulta el listado de palabras claves.

e. Así mismo, existen palabras clave que no requieren la palabra de contenido sino que funcionan solo con condicional de apertura y cierre. Se usan frecuentemente en los casos en los que damos instrucciones de si debe salir un letrero condicional de verdadero o falso.

f. Al final debes quedar con un documento configurado, listo para usar en la plataforma. En el siguiente paso te explicamos como cargar el formato en Sistema Saberes.

4. Cargar tu documento plantilla a la plataforma

Para poder cargar el documento debes que contar con el permiso, Administrador o Administrador+Académico.

Ingresa por la sección Configuración>>Formatos Personalizados, y le debes dar clic en el botón “Acciones” y luego “Registrar Plantilla”.

Allí saldrá un formulario, donde podrás cargar el nombre del documento, el archivo word que configuraste previamente. Y no olvides dar clic en “Guardar”.

Asegúrate de que puedes ver tu documento cargado

Un valor agregado que encontrarás en la plataforma Sistema Saberes, al ingresar a esta sección, es una serie de plantillas precargadas, que podrás utilizar o ajustar. Estas fueron creadas basados en los documentos más frecuentes que usan los colegios, igualmente al final de este artículo también las encontrarás para que las ajsutes a tus necesidades.

5. Descarga el documento ya diligenciado por estudiante o por curso

Ingresa a la sección de Personal>>Estudiantes, busca a un estudiante y dale clic en el botón de “impresora”.

También lo podrás hacer por “configuración>>cursos>>botón de “impresora para sacar los del curso completo.

Allí sale una ventana emergente en la que tienes que seleccionar la opción de “Formatos Personalizados”

Luego selecciona la plantilla que necesitas, el curso y período académico del que quieres obtener el documento.

La plataforma se tomará unos segundos en elaborar el documento y te dejará un enlace para descargarlo. Igualmente podrás consultarlo en “procesos pendientes” para no tener que solicitarlo nuevamente.

Una vez lo descargues, ábrelo y verás la información diligenciada.

6. Documentos que llaman datos personalizados

Si creaste preguntas personalizadas, como por ejemplo para el proceso de matrícula, y requieres generar documentos personalizados que incluyan estos datos, en el siguiente enlace te explicamos cómo hacerlo: Agregar campos de información personalizada a los certificados y formatos personalizados.

7. Plantillas prediseñadas

Usa estas plantillas guía para armar las de tu colegio.

8. Descarga de documentos de todo un curso

Para realizar el proceso de descarga masiva ingresa a este instructivo: Descargar de forma masiva los certificados o documentos personalizados de un curso

También puedes descargar el reporte de un grupo entero por la sección, ¡pruébalo aquí!

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