Importar Usuarios en Office 365

En este instructivo te explicaremos los pasos que debes seguir para importar los usuarios en Office 365 de tu base de datos de Sistema Saberes

De forma fácil y concreta te indicamos como llevar a cabo el proceso. No te tomará mucho tiempo.

Instrucciones

1. Usuarios y contraseñas

Primero asegúrate que los usuarios con los que acceden a Sistema Saberes tus estudiantes y docentes tienen el dominio del colegio. Puedes verificarlo en la sección de Personal>>Personas>>usuarios y contraseñas.

Si no están con el dominio institucional, ej. @micolegio.edu.co puedes usar la función de usuarios y contraseñas para generar nuevos usuarios para los estudiantes y los docentes, puedes incluir los administrativos si lo deseas para otorgarles licencia de docente.

Cuando generes los nuevos usuarios asegúrate que tendrán el mismo dominio que adquiriste.

Ten presente que después de terminar el proceso de generar los nuevos usuarios, tendrás un medio externo a Sistema Saberes para comunicarles a la comunidad sobre su cambio de usuario.

La contraseña de los usuarios la obtendrás una vez importes estos usuarios en tu consola de administrador de Office 365.

2. Importar usuarios

Para importar los usuarios en Office 365 primero tienes que usar el reportador de Sistema Saberes en la sección de Reportes>>Estudiantes/Reportes>>Docentes, respectivamente.

En el caso de los estudiantes, asegúrate de exportar los estudiantes en grupos separados por grado. Esto porque Office 365 sólo puede crear grupo de usuarios en cantidades máximo de 200 usuarios a la vez, adicionalmente porque te permitirá tener organizada la información a la hora de organizar los grupos dentro de Office 365.

Selecciona los grados, únicamente el estado activo y las siguientes columnas:

3. Modificar elementos de archivo

Vas a modificar algunos elementos del archivo para que lo pueda interpretar Office 365

• Agrega una columna llamada nombres que una el primer nombre con el segundo, haz lo mismo con los apellido; crea otra columna con el nombre completo y finalmente una con el grado y el curso, para ello escribe una fórmula con la siguiente forma =CONCAT(B2;“ ”;C2)

• Luego arrastra las fórmulas, y replícala para todos los estudiantes.

  

4. Usuarios Activos

Ingresa a tu centro de administración de Office 365 y selecciona la opción de agregar varios usuarios.

5. Cargar la información de usuarios

Una vez estés allí, descarga cualquiera de las plantillas que tiene Office 365 para cargar la información de los usuarios, si al abrir el archivo este no se ve con forma de columnas haz el siguiente procedimiento:

• Selecciona la columna A

• En la pestaña de Datos, selecciona la opción "Texto en Columnas", cuando hagas ello sigue las instrucciones para separar los datos como "Delimitados" por comas

6. Completar información

Luego Llena las columnas con la información que preparaste en el archivo que descargaste desde Sistema Saberes, es muy importante que no agregues ni elimines columnas, también es importante que si hay una columna de información que no tienes, es preferible que la dejes con información vacía.

Al final debes tener un archivo con 11 columnas así:

7. Guardar archivo y reemplazar puntos y comas

Guarda el archivo, y asegúrate que use la coma “,” como separador, para ello ve a la carpeta donde guardaste el archivo y dale clic derecho para abrir con Bloc de notas.

Una vez allí, usa la combinación de teclas Ctrl+R o el menú Edición>>Reemplazar… para reemplazar todos los punto y coma “;” por comas “,” y guárdalo. Luego regresa A Office 365, sube el archivo y sigue las instrucciones

8. Subir archivos

Luego regresa a Office 365, sube el archivo y sigue las instrucciones.

9. Descargar y guardar

Al finalizar descarga el archivo de resultados y guárdalo en un lugar seguro y con un nombre que te permita identificarlo entre los múltiples archivos que vas a descargar, ya que allí están las contraseñas con las que van a ingresar tus usuarios.

10. Crear grupos

Para crear los grupos (cursos), dentro de Office 365 debes seleccionar la opción de ‘'Agregar un grupo’'. A diferencia de la creación de usuarios, en Office 365 únicamente se pueden crear grupos de manera manual.

La idea es poder relacionar a todos los estudiantes que pertenecen a un curso regular en un mismo grupo y agregar también todos los docentes que le enseñan al grupo y a su director.

11. Editar configuración

Como nombre del curso te recomendamos colocar el grado y nombre del curso, combinado con el año académico actual, de tal manera que no sea confuso a medida que transcurra el tiempo. Ej. “Primero B 2019”, como propietario del curso al menos colócate a ti mismo como administrador. Asegúrate de crearlo como privado a fin que no todos los usuarios de la institución lo vean sino únicamente los estudiantes que lo componen y los docentes que orientan en el.

12. Agregar estudiantes

Para agregar los estudiantes al grupo debes ir a la sección de usuarios activos y asegúrate que visualices la columna de departamento que fue donde dejamos la información del curso

13. Filtro personalizado

Vas a crear un filtro personalizado cuyo nombre sea el curso que estás conformando y por departamento vas a poner el nombre del curso con el que se subieron los estudiantes a la plataforma. Al aplicarse únicamente traerá los estudiantes de ese curso

Luego haz clic en ‘'Filtro'', si requieres crear un filtro nuevo dale clic en ‘’Filtro nuevo’'

14. Agregar estudiantes

• Selecciona todos los estudiantes que filtraste y da clic en el botón de puntos suspensivos para ver más opciones, allí selecciona la opción de ''administrar grupos’'

• Selecciona el grupo donde vas a dejar a estos estudiantes

15. Agregar docentes

Para agregar a los docentes en la misma sección de usuarios activos puedes dar clic en los puntos suspensivos del docente, así agregarás a cada docente que apoya al mismo grupo.

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