Agregar nuevos campos de información personal en los datos de los estudiantes y los padres de familia

Los formularios de información personal de los estudiantes, padres de familia y acudientes que trae por defecto Sistema Saberes, son suficientes para recopilar la información necesaria para responder a los requerimientos de la mayoría de requerimientos gubernamentales de nuestro sistema de educación nacional, permite recopilar los datos requeridos por el SIMAT, los formatos C600 del DANE, entre otros. Sin embargo, algunas instituciones, requieren expandir la información que se recoge en el proceso de admisiones y matrículas, por ello Sistema Saberes cuenta con una pestaña en el registro del estudiante llamada “Datos de Matrícula” donde se podrán ubicar los campos de información adicional que requiera el colegio.

Con este artículo podrás agregar nuevos campos de información personal en el proceso de admisiones y matrícula, te permitirá recopilar información por parte de los padres de familia o información que recopile el cuerpo administrativo de cada estudiante, de su proceso de admisiones. de matrícula y almacenar de manera digital, los documentos que soportan todo el proceso de registro

1 Instrucciones

Instrucciones

1. Reporte para estudiantes o por curso

Ingresa a tu permiso “Administrador” o “Administrador+Académico”, Dirígete a la sección Personal >> Datos de Matrícula

2. Listado de temáticas

Allí encontrarás un listado de todas los temas de información que vas a recopilar de cada estudiante, cada tema le permite saber al sistema si se trata de información que va a diligenciar el padre de familia o es información que debe recopilar un usuario administrativo, por ejemplo, datos que recopilan dentro de una entrevista.

Cada tema se compone de una serie de preguntas o campos de información que se indagarán por cada estudiante, por ello cada tema, cuenta con un botón a la izquierda para gestionar las preguntas o campos que componen el tema.

3. Agregar Tema

En el botón de “Acciones” de la parte superior izquierda de esta sección encontrarás un menú que dice “Crear Tema” al dar clic en él, te saldrá una ventana emergente en donde podrás ponerle un nombre y podrás decidir si ese tema contendrá preguntas o campos de información que podrá diligenciar y consultar los padres de familia.

Alterna el permiso de los acudientes:

Puedes crear un tema que originalmente estará habilitado para ser diligenciado por los padres de familia y los acudientes pero que una vez lo han llenado, quieres que no lo modifiquen, así que en cualquier momento puedes entrar a esta sección editar un tema y retirar la posibilidad de que la diligencien los acudientes u otorgárselo.

4. Agrega preguntas o campos de información

Una vez has agregado el Tema, le puedes dar clic en el botón azul con símbolo de interrogación “?” que permite ver el listado de preguntas de dicho tema, allí podrás encontrar el enlace a la izquierda para “crear pregunta”, que te permitirá crear campos de información con un texto, que representará la etiqueta o el nombre del campo de información que vas a recopilar y el tipo de pregunta que te permitirá escoger el tipo de información que vas a recopilar y la forma en que será diligenciado por cada estudiante; entre los tipos de pregunta podrás agregar:

Abierta: que permite que se escriba un texto abierto. Ej. “Indique el nombre de la(s) persona(s) autorizadas para recoger al estudiante en el colegio”
Fecha: que permite indagar por una fecha específica Ej “Indique la fecha de inscripción al club de ajedrez”
Múltiple opción única respuesta: que permite que se seleccione un única opción de una serie de opciones que se presenten al momento de ser llenado Ej “Cual es el deporte de preferencia del niño” (Balonceso, Fútbol, Tenis, otros)
Múltiple opción múltiple respuesta: que permite que el se selecciones una o varias opciones de la serie de opciones que se le presenten al diligenciar Ej “Seleccione los cursos del club de artes que el estudiante tomará” (Plásticas, Expresión corporal, fotografía, etc)
Verdadero/Falso: que es en esencia una pregunta de múltiple opción única respuesta para que se pueda responde de manera afirmativa o negativa Ej. “Tomará servicio de rutas particulares de la comuna?”(Sí/No)
Archivo como respuesta: que permite que se adjunte un archivo como respuesta Ej. “Adjunte el certificado laboral del acudiente responsable de pago”

5. Agrega opciones de respuesta a las preguntas que corresponda

Si has agregado preguntas de Múltiple opción única respuesta o, Múltiple opción múltiple respuesta, en el listado de las preguntas podrás ver un botón verde habilitado que al darle clic podrás agregar las opciones de respuesta.

6. Organiza las preguntas

Una vez has agregado una serie de preguntas puedes arrastrarlas dando clic de arrastre desde el texto de enunciado de cada pregunta de tal manera que puedas decidir cuál pregunta se debe responder primero y cuál después.

Palabra clave para formato personalizado

Cada vez que agregas una pregunta el sistema automáticamente le asigna una palabra clave que podrás usar en la elaboración de formatos personalizados de manera que podrás crear documentos con la información que has recopilado con estos datos de matrícula. Puedes aprender más sobre agregar campos de información aquí Agregar campos de información personalizada a los certificados

7. Responde las preguntas

Una vez has creado las preguntas de cada una de las temáticas podrás responderlas en la sección de Personal >> Estudiantes, al dar clic en la el botón amarillo de edición de cualquier estudiante y luego ingresando por la pestaña de datos de matrícula.

8. Exporta toda la información recopilada

Una vez has llenado las preguntas por cada estudiante o estás han sido respondidas por los padres de familia de la comunidad puedes exportar un listado en Excel con la información recopilada siguiendo el siguiente instructivo: ¿Cómo obtengo un reporte con información de datos de Matrícula de los estudiantes personalizados por el colegio?

Perfil Administrativo