¿Cómo descargar el reporte de cartera?
El componente Billetera de Sistema Saberes cuenta con el reporte de cartera por acudiente, que es un reporte que nos va a resumir cómo está el estado de cartera por cada cliente dentro de nuestro colegio, nos dice cuánto nos debe, por qué conceptos, desde hace cuánto, ya que allí encuentras la información organizada cronológicamente, es decir los cobros y los pagos están organizados en el orden en que ocurrieron.
En este artículo encontrarás, la información de que parámetros debes tener en cuenta a la hora de descargarlo.
¡Advertencia!
Este es un reporte que lee muchos datos, el sistema leerá cada uno de los cobros y cada uno de los pagos asociados a cada cliente, por supuesto, hará cuenta de cada uno de sus movimientos y asientos que ha generado cada uno de estos movimientos; Por lo que podrá tomarse algunos minutos en generarse.
Mira un resumen de este artículo en este vídeo.
Instrucciones
Con el permiso de Cartera-Analísta o con tu permiso de Cartera-Consulta puedes ver un menú de los distintos reportes que te puede proporcionar el componente.
Por ejemplo desde el permiso de Cartera-Consulta:
Por ejemplo desde el permiso de Cartera-Analista
Una vez das clic en el enlace “Cartera por Acudiente“ te saldrá una ventana emergente con los parámetros que puedes seleccionar para extraer este reporte.
¡Advertencia!
Entre más preciso seas con la selección de los parámetros del reporte más eficiente y más rápido obtendrás el documento, por ejemplo si necesitas analizar el caso de un acudiente o de un estudiante específico, ¡selecciónalo!, porque si no seleccionas ninguno, el sistema supondrá que requieres la información de todos los acudientes del colegio y se tomará más tiempo en elaborar tu reporte.
Parámetros
Entre más datos llamemos, más tiempo se va a tomar el sistema en sacar el reporte correspondiente, por ello, esté entre más específicos sean pues digamos más efectivo y más rápido será el proceso. Sigue los parámetros así:
Grado: es un filtro útil cuando quiero el análisis de cartera de los estudiantes de un único grado, por
Buscar por Estudiante / Acudientes: si estás interesado en leer como el estado de cartera de un estudiante específico de un acudiente específico, lo buscas aquí, donde puedes digitar parte del nombre o del apellido del estudiante o parte del nombre, apellido o identificación del padre de familia responsable de pago, una vez te lo sugiera el sistema selecciónalo con el puntero del mouse.
Extraer movimientos desde / hasta : El sistema siempre te va a sugerir qué en saques los movimientos desde el primer día del año, es decir, desde el primero de enero del año en curso, hasta el día que estás haciendo esta operación (el día de hoy), sin embargo puedes extraer movimientos desde fechas distintas, independientemente de que coincidan con algún año fiscal, académico o lectivo.
Incluir documentos de pago anulados : El reporte siempre va a incluir los cobros que hayas anulado, ya que en muchas instituciones estas cuentas de cobro se convierten en facturas electrónicas, cuando un cobro está anulado siempre debe estar acompañado de una correspondiente nota crédito, nota que permite reversar los movimiento. Sin embargo, este fenómeno no es necesario con los recibos de caja, pues estos una vez se anulan simplemente se ocultan. Por esto es que si quieres ver los recibos de caja anulados debes seleccionar esta casilla, las filas de los recibos de caja anulados no van a alterar los totales de deuda del acudiente o la cartera total, incluirlos te puede permitir hacer un minucioso seguimiento de las operaciones que sucedieron o una auditoría, pero va a hacer que el reporte se tome más tiempo.
Incluir saldos previos: nos permite saber qué saldos tenía el acudiente antes de la fecha del rango que yo estoy seleccionado y va a calcular cuánto era lo que me debía antes del la fecha seleccionada en extraer movimientos desde.
Incluir columna correo: inserta una columna en el reporte para que esté explícito el correo electrónico del acudiente esto es muy útil para las instituciones que están es elaborando la facturación electrónica con software externo a Sistemas Saberes, incluirlo si sólo sí, vas a utilizar para este tipo de propósitos.
Incluir columna interés: esto es útil para las instituciones que están realizando cobros con valor extraordinario o con interés de mora por día, para los acudientes que se demoran. Siempre encontrarás primero la columna valor, que te especificará cuanto habías cobrado originalmente al incluir esta columna sabrás también cuánto es el valor extraordinario que finalmente tiene que pagarme el acudiente si por ejemplo la factura ya está vencida y todavía aún no ha pagado.
Formato: hay dos formatos disponibles el formato csv y el formato xlsx que es un archivo de excel, el formato csv es un formato que se puede trabajar directamente con excel y es un formato que se descarga mucho más rápido porque en él, la plataforma no tiene que trabajar darle estilos a cada casilla sino que trabajas los datos en bruto, pero lo recomendamos para usuarios que ya han experimentado este tipo de formatos en el pasado y para usuarios que necesitan la información para hacer importación de esos datos en un software de contabilidad.
Inicia la descarga
Recuerda que una vez das clic en guardar el sistema empezará a crear tu reporte, se puede tomar varios minutos en completarlo, dependiendo de los parámetros que seleccionaste:
Allí mismo te aparecerá el enlace para descargarlo:
Algunas veces se puede tomar más de 30 minutos, por lo que si no has hecho nada más durante ese tiempo tu sesión se va a cerrar automáticamente, ten en cuenta que si te sucede esto o que se te apagó el equipo o se te cayó la conexión, tienes la posibilidad de recuperar el reporte que habías solicitado sin tener que hacer el proceso nuevamente. Basta con que uses este botón de procesos pendientes:
Una vez allí encontrarás el listado de los reporte que has venido solicitando y podrás descargarlos cuantas veces lo necesites recuperar.
Una vez lo descargues lo podrás usar en Excel o cualquier herramienta de hojas de cálculo de tu preferencia.