En este artículo exploraremos el funcionamiento de los anticipos que hay que tener configurado para su funcionamiento y qué elementos hay que considerar a la hora de que un acudiente tenga saldo a su favor.

Configuración de la Cuenta de Anticipos

Sistema Saberes utiliza una única cuenta contable del PUC para organizar la información de los anticipos, de esta manera cuando un padre de familia o acudiente hace un pago anticipado o si al realizar un pago deposita un aporte que excede la deuda que tiene con la institución. Generalmente se usa un sólo auxiliar de la cuenta 270545, esta es vital para tener en cuenta el saldo a favor que tienen los acudientes.

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Ten en cuenta que para crear esta cuenta debes contar con el permiso “Cartera-Configuración” y debes crear un auxiliar en el respectivo Plan Único de Cuentas PUC

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Asegúrate que esta cuenta la tienes seleccionada en los parámetros de configuración en la sección de Medios de Pago y anticipos

Creación de un anticipo automático

Al registrar un pago en la sección recaudo a través de la plataforma, el sistema puede tomar la decisión de manera autónoma si el pago se debe registrar como un anticipo o como un recibo de caja dependiendo de la deuda que el acudiente tiene con la institución.

1. Ingresa por la sección de Recaudo>>Crear documento automático

2. Después de seleccionar la fecha no olvides seleccionar al acudiente responsable de pago que va a realizar el anticipo, si no conoces el nombre o la identificación del acudiente, puedes usar el cuadro de búsqueda a partir del estudiante
   
   

3. Si el acudiente que seleccionaste no tenía deudas con el colegio el sistema automáticamente generará un anticipo por el valor registrado, pero si el acudiente tenía alguna deuda con el colegio el sistema generará un recibo de pago por la deuda y luego generará un anticipo con un asiento a la cuenta de anticipos del colegio, por el valor excedente.

Creación de un anticipo Manual

En algunas ocasiones te verás obligado a registrar un anticipo a favor de un acudiente a pesar de que tiene deudas vigentes con la institución, por ejemplo, debes registrar el pago anticipado de la matrícula del siguiente año lectivo pero quieres que ese pago no se cruce con las deudas que tiene el acudiente a consecuencia de las pensiones del año actual. Para hacer el registro de un anticipo de manera manual debes hacer lo siguiente:

1. Ingresa por la sección de Recaudo>>Crear documento Manual>>Anticipo

2. Después de seleccionar la fecha no olvides seleccionar al acudiente responsable de pago que va a realizar el anticipo, si no conoces el nombre o la identificación del acudiente, puedes usar el cuadro de búsqueda a partir del estudiante.
   
   

3. El lista de Recaudo Verás el anticipo que quedó registrado por el valor pagado por el acudiente independientemente de si tenía deudas o no con la institución.

Cruce de anticipos

Cruce automático

Los anticipos se pueden cruzar de manera automática, cada vez que agregas un nuevo cobro (ver aquí cómo realizar un cobro) el sistema te va a preguntar si deseas cruzar los pagos automáticamente, esto le permitirá al sistema, verificar por cada acudiente al que se le está cargando un cobro, si este debe cruzarse con los anticipos que tiene a su favor, si los tiene.

Puedes también seleccionar la opción Cancelar si decides hacer el cruce de manera manual. Pero si aceptas el sistema automáticamente creará un documento llamado cruce de anticipos, que lo que hace es decrementar la deuda del acudiente y el saldo a favor del mismo.

Cruce Manual

1. Entra a la sección de Cruce de anticipos

2. Después de seleccionar la fecha no olvides seleccionar al acudiente responsable de pago que va a realizar el anticipo, si no conoces el nombre o la identificación del acudiente, puedes usar el cuadro de búsqueda a partir del estudiante.

3. Cuando seleccionas a un acudiente el sistema te va a listar todos los anticipos a favor que tiene el acudiente, así como los cobros que se le han realizado, así podrás seleccionar un anticipo que pague varias facturas o una factura pagada por varios anticipos o simplemente conciliar un anticipo específico con un cobro específico.

Análisis de los anticipos

Saldo a Favor del Acudiente

A medida que se registran anticipos ya sea de manera automática o de manera manual, estos van acumulando un saldo a favor del acudiente. Para ver los saldos a favor de los acudientes puedes usar cualquiera de los siguientes métodos:

1. Descargar el reporte de saldos de anticipos, que se encuentra en el menú principal del permiso de Cartera-analista o en el de Cartera-Consulta.
   
   

    

   Este reporte usará la cuenta que tienes configurada para el manejo de anticipos y te proporcionará cuenta del saldo a favor que tiene cada acudiente.

2. En la sección de Saldos del permiso de Analista de cartera, puedes buscar a un acudiente específico para indagar cual es el saldo de deuda que tiene con la institución o cual es el saldo a favor que tiene:
   
   

    

Anticipos en el reporte de Cartera por Acudiente.

En el reporte de cartera por acudiente puedes observar los dos tipos de documentos que afectan la cuenta de anticipos, estos son:

• Anticipo: se genera cuando se registra un recaudo manual o automático por parte del analista de cartera, el anticipo representa el saldo a favor del acudiente.

• Cruce de Anticipos: el cruce de anticipo es un documento que concilia una cuenta de deuda de un acudiente con el saldo a favor que este tenga derivado de algún anticipo, es en sí, una nota contable que decrementa tanto el saldo de las cuentas de deudor, como el saldo a favor que llegase a tener por el mismo monto.

Allí podrás ver el momento en que se recibió el anticipo la lista de los cobros que se le han realizado al acudiente, y los cruces de anticipos que concilian la deuda con el anticipo recibido.

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No olvides complementar este ejercicio con un análisis del reporte de cartera por acudiente.