Este artículo te orientará en cómo interpretar la información que reposa en el reporte de cátedra por el cliente y cómo manipularlo utilizando una herramienta como Microsoft Excel.

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Aquí estarás viendo esta hoja de calculo contiene todos los todos los cobros y todos los pagos que han realizado todos y cada uno de los padres de familia, tiene una secuencia cronológicamente organizada que indica históricamente cada cobro y cada pago ha realizado el padre de familia de acuerdo los rangos de fecha que selecciones.

La columna más importante: Documento

El documento agrupa varias filas por cada acudiente, según la cantidad de cobros, pagos y movimientos que el acudiente haya realizado durante el rango de fechas seleccionado, cada fila estará organizada cronológicamente según la fecha de creación de cada asiento.

• Deuda previa: indica si el acudiente mantenía deuda con la institución, previo al rengo de fecha seleccionado, allí se indica el monto total y las cuentas de deudores sobre la que está discriminada dicha deuda. En los acudientes donde no aparece, es porque no tuvo movimientos previos al rango de fechas seleccionado.

• Documento de Cobros: Cada cobro que se le ha cargado a cada acudiente, donde se le indica la fecha de creación, el número consecutivo de cobro, la descripción registrada en el momento de realizar el cobro, si cobro está anulado este siempre va a salir en el reporte con letra de color tenue y con el nombre del documento acompañado de la palabra “(anulado)“, este siempre va a estar acompañado de una nota crédito correspondiente.

• Recibo de Caja: se genera cada vez que un padre de familia realiza un pago en línea, o cada vez que se registra un recaudo manual o automático por parte del analista de cartera, cuando se genera ocasionalmente genera una nota débito, si el recibo de caja está conciliando un cobro vencido con intereses aplicados o con un valor extemporáneo.

• Nota Débito: se genera de manera automática cada vez que se le registra un recibo de caja a un cobro ya vencido, con intereses aplicados o con valor extemporáneo, por ello cuenta con los asientos necesarios para agregar el ingreso por interés.

• Nota Crédito: se genera automáticamente cada vez que se anula un cobro, por lo tanto, contiene los asientos necesarios para poder reversar los movimientos originalmente causados por el cobro anulado. También se generan notas crédito, cuando se castiga la cartera de un acudiente e igualmente, cuando se se anulan recibos de caja que habían generado notas débito, de tal manera que tenga los asientos necesarios para reversar la nota débito original.

• Anticipo: se genera cuando se registra un recaudo manual o automático por parte del analista de cartera, a nombre de un acudiente que no tiene deuda con la institución, es decir, no tiene ningún cobro con saldo pendiente de pago; Por lo tanto, el anticipo representa el saldo a favor del acudiente. También se puede crear anticipos manualmente para acudientes que tienen deuda con la institución.

• Cruce de Anticipo: el cruce de anticipo es un documento que concilia una cuenta de deuda de un acudiente con el saldo a favor que este tenga derivado de algún anticipo, es en sí, una nota contable que decrementa tanto el saldo de las cuentas de deudor, como el saldo a favor que llegase a tener por el mismo monto.

• Deuda total: es una fila que está de manera obligatoria por cada uno de los acudientes, indica la deuda total que tiene el acudiente con la institución en la fecha límite seleccionada en la generación del reporte, parte de la deuda previa, incrementada por los cobros realizados y decrementada por los pagos y cruces realizados, por supuesto, la fila de deuda total no toma en cuenta los documentos anulados.

Por supuesto puedes usar la herramienta de filtro, por si quieres ver solo cobros, o solo pagos, etc. el filtro más común es ver únicamente la fila de deuda total, cuando se quiere ver un consolidado de cuanto debe cada acudiente.

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Las Fechas

Hay dos tipos de fechas una es la fecha en la cual los usuarios con el permiso de Cartera-analista estuvieron creando cada documento (Creación) y otra es la fecha en con la cual se especificó la expedición (Emisión) de cada uno. Por ejemplo, hoy registraste un pago que se realizó el día de ayer; En ese caso, la fecha de creación es hoy, pero la de emisión será ayer.

Disposición de Los Datos: hay dos formas

La Disposición Combinada

Cuando se exporta el documento en formato excel (xls), está diseñado para que visualmente sea fácil de interpretar por el usuario, de esta manera habrá celdas combinadas por filas que permitan identificar todos los items y asientos de un mismo documento, por ejemplo:

La factura 001 contiene 2 ítems, por tanto combina 2 filas que se refieren al mismo documento, mientras que la factura 002 solo contiene un ítem, por tanto solo usa una fila.

La disposición Tabulada

Puedes descargar desde Sistema Saberes el documento en formato plano (csv), este está diseñado para que sea fácilmente interpretado por otro software y/o por usuarios que se sienten más comodos con esta disposición, de esta manera los datos principales estarán tantas veces repetidos como items y asientos tenga un mismo documento, por ejemplo:

La factura 001 contiene 2 ítems, por lo tanto se repite 2 veces el tipo de documento el consecutivo 001 y el valor total de la factura, pero cada ítem, mantiene su valor independiente. Al igual que en la disposición combinada la factura 002 como sólo tiene un ítem, solo usa una fila.

idea: Disposición Tabulada a partir de la disposición combinada

Puedes obtener la disposición tabulada, si ya has descargado la disposición combinada si das clic en el botón “Dar formato como Tabla”, automáticamente Excel convertirá tus datos en la disposición tabulada.

Los Asientos Contables

Cada cobro que hacemos, cada pago que realizan los padres de familia realiza un asiento correspondiente, por lo que para que Sistema Saberes pueda realizar un asiento contable, debe tener en cuenta el principio de doble partida, el cual se utiliza para reflejar todas las operaciones del colegio en un tiempo determinado. De esta manera, el asiento estará conformado por dos cuentas. Una irá al debe (el cargo) y la otra al haber (el abono).

Por ello por cada concepto que haz cobrado, siempre debes ver el asiento contable completo, generalmente una partida a la cuenta de deudores 130505.. y otra a la cuenta de ingresos 416005…

Por ejemplo en un recibo de caja siempre vamos a ver una partida a la cuenta de bancos o de caja y otra o varias, que reducen el saldo de la cuenta de deudores del acudiente que paga.

Lo importante en cada asiento es que siempre la suma de los débitos, debe ser igual a la suma de los créditos.

No olvides revisar nuestros artículos para aprender sobre

• Hacer operaciones con los valores totales de los documentos

• Hacer análisis de totales con tablas dinámicas.