¿Cómo implemento o configuro el Plan de Cuentas (PUC)?

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Last updated: Feb 06, 2024 by Bibi, Soporte
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El componente de cartera de Sistema Saberes Gemas, te permite administrar la cartera de tu colegio, por lo tanto, el sistema debe realizar procesos de cobro y de recaudo, de tal manera que cuando el sistema sepa cuanto se ha cobrado y cuando le han pagado al colegio, pueda deducir su objetivo principal que es saber quienes nos deben, cuánto nos deben y por qué conceptos nos deben.

Como el sistema tiene que hacer proceso de cobro y de recaudo que son esencialmente tareas de la contabilidad, vamos a procurar que esos procesos, documentos y asientos que se hagan en Sistema Saberes coincidan con los datos que se están manejando en la contabilidad de tu colegio y por ello, es necesario que Saberes conozca un poco sobre como tienes organizadas las cuentas contables en tu sistema de contabilidad.

 

Instrucciones

1.Ingresa a la Sección de Cuentas a través de tu permiso Cartera-Configuración>>Cuentas

 

Sistema Saberes está programado para que cuando abras tu componente de cartera por primera vez y te dirijas a la sección de Cartera-Configuración>>Cuentas, allí encuentres el Plan único de Cuentas estándar comercial, si este espacio te sale vacío, es porque no se ha activado tu componente de cartera o porque requieres partir de un plan único de cuentas distinto; En estos casos requerimos que registres una solicitud de consultoría para atender tu caso.

 

2. Haz clic en el símbolo (+) para abrir cada cuenta, subcuenta y auxiliar.

 

3. Cuando quieras crear un auxiliar simplemente selecciona el código o el nombre la subcuenta sobre la que vas a crear el auxiliar y luego da clic en crear cuenta:

4. Puedes llenar la información para que coincida con tu contabilidad, aún así acá te recomendamos tener en cuenta los siguientes campos:

  • Código: debes agregarle un sufijo de al menos dos (2) cifras a partir de la subcuenta sobre la que vas a crear el auxiliar.

  • Nombre de la cuenta: trata de ser descriptivo, para que al descargar informes sea legible para ti.

  • ¿Requiere centro de Costos?: en muy rara ocasión respondemos “sí”, es útil en instituciones muy grandes que se componen de varias sedes, donde en cada una existen los mismos grados, pero el costo o valor del servicio educativo varía, también es útil cuando un colegio tiene ingresos por servicios no educativos, como alquiler de espacios y de aulas a terceros, etc. Lo más común y la manera más simple es responder “No”.

 

  • ¿Asociado a un Tercero?: recomendamos responder “sí” a esta pregunta, ya que cada asiento que haga el componente de cartera tiene que estar asociado, por ejemplo a cual es el acudiente deudor.

  • Naturaleza: Te recomendamos mantener el valor sugerido por la plataforma, que generalmente es la misma naturaleza de la subcuenta de la que partiste.

Cuentas mínimas que debes crear:
Hay 6 tipos de cuentas que necesita el componente de cartera para funcionar correctamente y estos son:

  1. La deuda que adquiere cada estudiante una vez se le genera un cobro; Generalmente se usan derivados de la 130505, una de las mejores prácticas es usar un auxiliar para cada concepto, de manera tal que puedas obtener un informe discriminado de cartera por cada concepto por ejemplo:
    13050505: Deudas por matrícula
    13050510: Deudas por pensión
    13050515: Deudas por transporte

  2. Los ingresos recibidos; Generalmente se usan derivados de la 416005, al igual que con las cuentas de deudores también puedes discriminarlas por concepto, pero no es imprescindible.

  3. Los anticipos recibidos; Generalmente se usan derivados de la 270545, esta es vital para tener en cuenta el saldo a favor que tienen los acudientes, si estos llegan a hacer un pago anticipado o si al realizar un pago depositan un aporte que excede la deuda que tienen con la institución.

  4. Las deudas que adquieren los acudientes por retrasos, cobro de valor extraordinario o intereses; Generalmente se usan derivados de la 134510;

  5. Los ingresos recibidos por interés o valor extraordinario; Generalmente se usan derivados de la 421005.

  6. La caja según las formas de pago que recibirán; Generalmente se usan derivados de la 110505 CAJA GENERAL o de 111005 BANCOS y se estipula al menos una cuenta para cada uno de estos medios de pago;

Eso es todo.

Consulta y modificación

Podrás ingresar en cualquier momento por la misma sección a modificar o agregar nuevas cuentas, recuerda que únicamente podrás modificar las cuentas auxiliares que hayas creado tu mismo. Ten en cuenta que sólo podrás eliminar las cuentas auxiliares que hayas agregado, si y sólo si, no se han hecho asientos sobre esa cuenta, para acceder a estas opciones basta con que selecciones tu cuenta auxiliar y estas opciones se desplegarán.

La opción de consultar saldos te permitirá ver los saldos de cuenta de manera discriminada por mes o por año según la opción que selecciones.

Esta consulta la puedes hacer desde la cuenta auxiliar que quieras o desde la cuenta o subcuenta desde cualquier nivel jerárquico.

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Procuraremos que tengas a la mano toda la información posible.